Коротко. ИТ-расходы утекают не там, где их считают. Прямые статьи, лицензии и зарплаты, обычно под контролем; утекает в неиспользуемых ресурсах, в дублирующих подписках, в поддержке того, что держится на заплатках, и во времени людей, которые обходят неудобные системы вручную. Правило одно: измерить до того, как резать. Сокращение вслепую убирает не лишнее, а заметное, и через полгода возвращается вместе с простоем.
Рядом: сколько стоит внедрение AI, как устроена архитектура решения и своя разработка или готовое.
Куда утекает, по убыванию частоты
Третий столбец важнее первых двух. Любая из этих статей проверяется за день силами одного человека, и до такой проверки разговор о сокращении не имеет смысла.
Почему здесь нет процентов
Прежняя версия этой страницы приводила доли переплаты по каждой статье и несколько случаев с суммами, включая названную компанию. Проверить их нечем: ни одно из этих измерений не сделано у нас, а чужая доля переплаты зависит от того, как у них устроена инфраструктура. Поэтому здесь способ измерить, а не цифра, которую можно подставить в презентацию.
Теневые расходы: те, что не в отчёте
Отдельно стоит назвать издержки, которых нет ни в одной строке бюджета, потому что они выражены во времени и в упущенном.
- Фрагментация. Систем много, общей схемы нет, и каждая новая интеграция делается с нуля как отдельный проект.
- Постоянное тушение. Срочные исправления вместо системного решения. Признак: план на квартал не выполняется никогда, и все к этому привыкли.
- Знание в головах. Документации нет, и уход одного человека останавливает направление.
- Несовместимость. Данные переносятся между системами руками, и кто-то тратит на это часть каждой недели.
- Недоверие к инструменту. Люди ведут параллельный учёт, потому что системе не верят. Это самая дорогая из перечисленных и самая невидимая.
Три вопроса, которые показывают, есть ли утечка
- Сколько времени в месяц уходит на срочное вместо планового? Если ответа нет, это уже ответ.
- Есть ли карта систем и их связей? Не схема на стене, а документ, по которому видно, что сломается при отключении одной системы.
- Во сколько обойдётся поддержка нынешнего ПО через два года? Если назвать нельзя, планирования нет, есть реагирование.
Что делать, по порядку
- Завести учёт расходов до сокращений. Панель, где видно, кто и за что платит. Без неё любая экономия непроверяема.
- Назначить ответственного за расходы в каждом отделе. Не контролёра, а того, кто видит свою строку и может её объяснить.
- Убрать явно лишнее: неиспользуемые ресурсы, лицензии уволившихся, дублирующие подписки. Это делается быстро и почти без риска.
- Привести тариф к профилю нагрузки. Постоянную нагрузку переводить на резервирование, переменную оставлять почасовой.
- Автоматизировать повторяющееся: обновления, выдачу и отзыв доступов, инвентаризацию. Час работы инженера дороже настройки.
- Модернизировать, а не заменять, там, где это возможно. Замена почти всегда дороже, чем кажется на старте, потому что переносить приходится и данные, и привычки.
- Только после этого трогать структурное: состав команды, состав систем, размещение. Здесь ошибка стоит дороже всего.
Опасная экономия
Четыре решения, которые выглядят как сокращение и им не являются.
- Отказ от резервного копирования или от его проверки. Копия, которую ни разу не восстанавливали, не является копией.
- Экономия на людях там, где решается архитектура. Ошибка в основании обходится кратно дороже сэкономленного на ставке.
- Нелицензионное программное обеспечение. Помимо штрафа это невозможность обновлений безопасности.
- Сокращение без измерения. Убирается то, что заметно, а не то, что лишнее, и возвращается в виде простоя.
Три принципа, если запоминать одно
- Измеряйте прежде чем резать. Сначала учёт, потом решение.
- Считайте стоимость владения, а не цену. Дешёвое на входе часто дорого в эксплуатации, и разница видна на втором году.
- Автоматизируйте повторяющееся. Человеко-часы дороже настройки почти всегда.
Как я работаю над этим
Практика с 2004 года, проекты для заказчиков в 14 странах. Я независимый архитектор и не перепродаю платформы, поэтому вывод «ничего менять не нужно, у вас утечка в процессе, а не в системах» для меня допустимый результат.
Работа обычно начинается с учёта: что есть, кто за что платит, что из этого используется. Дальше разделение находок на те, что убираются сразу и без риска, и те, что требуют решения о структуре. Заканчивается порядком работ с оценкой риска по каждому пункту и системой контроля, чтобы найденное не вернулось через год.
Чего я не делаю: не называю долю экономии до того, как увижу ваш учёт, и не привожу чужие случаи как доказательство.
С чего начать разговор
Ответьте себе на три вопроса выше. Если хотя бы на один ответа нет, напишите мне, и начнём с того, чтобы он появился. Связаться.